La puissance des formats répétés en facilitation

De manière générale, j’ai tendance à fuir les choses répétitives, mais je il faut le dire, sur les formats de facilitation, ça peut vraiment avoir du bon.

Je trouve important de vous partager cette réflexion, car on valorise souvent l’« inédit », alors qu’il y a de vrais intérêts à utiliser des formats existants.

Cela fait plusieurs années que je pratique, aussi bien l’animation d’ateliers collaboratifs conçut sur mesure, comme celle de « formats répétés »

 Comment je définis un « format répété » d’atelier collaboratif ?

C’est un format dont les répétitions ont :

  • Une durée commune
  • Une taille de groupe équivalente
  • Des types de livrables proches
  • Des partis pris en communs
  • Des mots clefs et un vocabulaire qui revient.

Par exemple, sur la communauté Museomix, ça fait plus de 10 ans que nous proposons à des équipes volontaires, pluridisciplinaires, de passer 3 jours ensemble, à environ 30-40 participants répartis en équipe, pour imaginer et construire des prototypes de médiation et les faire découvrir aux visiteurs d’un musée où lieux culturels. Il y a des variations, mais il y a quand même un nombre important de points communs entre chaque édition.

Les autres exemples de formats répétés autour de moi sont multiples : le Design Sprint, les Startups week-end, le programme « La brèche », les ateliers du type « fresque du climat ».

Répéter des formats, cela a des vraies vertus à la fois sur le plan personnel, sur le plan collectif et pour les communautés.

 Tout d’abord, le premier gain évident est celui de l’efficacité.

On peut s’appuyer sur des éléments solides pour la préparation (reprendre le déroule et le contenu précis des séquences, compter sur le matériel que l’on a déjà)

On bénéficie d’outils éprouves, qu’on a pu faire itérer au fil des répétitions, pour les rendre plus clairs, plus efficaces, plus agréables.

Pour le facilitateur qui facilite de nombreuses fois le même format, cela permet de créer une intuition basée sur l’expérience ; on sait qu’a tel moment, c’est normal d’être un peu dans le flou, on sait aussi quand le groupe va converger par exemple.

Pour aller plus loin, je dirais même que la maitrise et la répétition permettent de faciliter avec une certaine virtuosité.

 Quand on connait bien la carte et le chemin, on peut facilement prendre le risque des détours. En facilitation, c’est pareil. Quand on connait le flux habituel d’un format, on peut facilement en dévier et savoir ou raccrocher.

Par exemple, on a besoin d’élargir un temps de discussion sur un enjeu, ce n’est pas grave, puisqu’on sait par habitude qu’il faut juste qu’on veille à converger vers tel stade de la journée.

En intelligence collective, un atelier qu’on répète ne se passe jamais exactement pareil. Les participants sont différents, les conditions peuvent se ressembler, mais l’émergence est toujours différente.

Enfin, je trouve que répéter des formats, c’est aussi une façon de contribuer à une communauté qui pratique ce format.

Immédiatement, on a un déroulé et un vocabulaire commun pour échanger avec un pair.

La multiplicité des répétitions, malgré des facilitateurs et participants différents, rend la forme beaucoup plus robuste. Notre conception est éprouvée, et de mieux en mieux documentée.

Au fur et à mesure, on peut  transmettre le format à d’autres, pour qu’ils prennent la relève. Nous pouvons transmettre des déroulés, outils, guides, qui synthétisent nos apprentissages. Nous pouvons organiser des sessions de partages de pratique pour progresser tous ensemble.

Nous pouvons également mieux communiquer et créer des évènements qui développent un sentiment d’appartenance. Nos participants ont l’impression de vivre une expérience, qu’ils partagent avec ceux qui ont vécu ou vivront le même type de format. Ce n’est plus un évènement isolé, mais une partie d’une plus grande série.

Bref, vous l’aurez compris, je pense que la répétition, cela peut avoir du bon.

 Et vous, quels sont les grands formats que vous avez envie d’utiliser, de pratiquer ?

De mon côté, sur la sensibilisation et le co-design en gamification avec Fidbak, nous avons des formats que nous répétons fréquemment, améliorons et transmettons. Un atelier court d’1H30, un atelier d’initiation de 3 h, et un format « Sprint Gamification » de 2 jours.

Je pense que chacun peut trouver ses formats et ses cadres, selon ses domaines et modalités d’interventions.

Pensons-y en temps que facilitateur et facilitatrice, à ne pas seulement réinventer des formats à chaque occasion, mais à créer et documenter des formats réplicables, à participer à des communautés de pratiques, et à faire avancer tout le monde vers une facilitation qui se base sur la maitrise, et l’expérience de nombreuses itérations.

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